Pflichtenheft Vorstand

Pflichtenheft des Vorstands

Fahrdienst für Senioren Münchenstein

Pflichtenheft Vorstand


1 Dem Vorstand obliegt die Führung des Vereins. Er übernimmt alle Aufgaben, die nicht einem andern Organ zugewiesen sind.
2 Er definiert die einzelnen Aufgaben mindestens in den Chargen Vizepräsident/in, Sekretär/in und Kassier/in in einem Pflichtenheft. 
In Ausführung dieses Auftrages erläßt der Vorstand für sich selbst, für Fahrdienstleistende, Vermittlungspool sowie Fahrgäste das nachstehende Pflichtenheft.

Präsident

1. Funktion 

Der Präsident ist – vorbehältlich anderer statutarischer Regelungen – für die gesamte Vereins- und die Vorstandstätigkeit verantwortlich. 

2. Stellvertretung 
Er wird durch den Vizepräsidenten vertreten. 

3. Aufgaben und Pflichten 
3.1 Allgemein
- Leitung des Vereins
- Überwachung der Einhaltung der Statuten
- Überwachung des Vollzugs von Beschlüssen der Mitgliederversammlung
- Vertretung des Vereins nach außen
- Kontakt zu kantonalen Behörden, Gemeinden, Körperschaften, Verbänden, Unternehmen, Medien und Privaten
- Ergreifen von Initiativen
- Abschluß von Vereinbarungen und Verträgen im Auftrag der Mitgliederversammlung oder des Vorstandes
- Überwachung der Einhaltung von Vereinbarungen und Verträgen
- Kontakt zu den Vereinsmitgliedern
- Entgegennahme von Anträgen und Anregungen
- Schlichten von Streitfällen.

3.2 Mitgliederversammlung
- Entwurf der Traktandenliste zuhanden des Vorstandes
- Einberufung der Mitgliederversammlung
- Leitung von Mitgliederversammlungen, Tagungen und anderen Anlässen
- Verfassen des Jahresberichtes des Präsidenten.

3.3 Vorstand
- Erstellen der Traktandenliste
- Einberufung der Sitzungen
- Leitung der Vorstandssitzungen
- Überwachung der Vorstandstätigkeiten
- Sichern der Kontinuität der personellen Besetzung des Vorstandes 

3.4 Vereinsadministration
Der Präsident stellt die Vereinsadministration sicher. Dies umfaßt insbesondere: 
- Führen des Mitgliederverzeichnisses
- Bestätigung von Mitgliedschaften
- Versand von Einladungen und anderen Schriftstücken
- Versand der Jahresbeitragsrechnungen.

4. Kompetenzen und Rechte
4.1 Unterschrift
- Der Präsident zeichnet einfache Korrespondenzen und Einladungen mit Einzelunterschrift.
- Der Präsident zeichnet rechtsverbindliche Schriftstücke kollektiv zu zweien.

4.2 Repräsentationen
- Der Präsident repräsentiert den Verein nach außen. Er kann diese Aufgabe im Einzelfall an den Vizepräsidenten oder an andere Vorstandsmitglieder delegieren.

4.3 Delegation
- Der Präsident kann mit Ausnahme der Gesamtleitungs- und der Überwachungsfunktionen seine Aufgaben an den Vizepräsidenten oder an andere Vorstandsmitglieder delegieren.

Vizepräsident

1. Funktion

Der Vizepräsident ist der Stellvertreter des Präsidenten. Er unterstützt den Präsidenten in den Führungs- und Vertretungsaufgaben des Vereins und entlastet ihn durch Übernahme von delegierten Aufgaben.

2. Stellvertretung
Der Vizepräsident wird vom Kassier oder vom Sekretär vertreten.

3. Aufgaben und Pflichten
Übernahme der Stellvertretung des Präsidenten bei dessen Abwesenheiten oder Verhinderungen mit allen Pflichten und Rechten
- Erstellen von Zielsetzungen für die politische Arbeit des Vereins
- Überwachung und Anpassungen der Organisation an die Bedürfnisse des Vereins  

- Übernahme besonderer Aufgaben.

4. Kompetenzen und Rechte 
4.1 Unterschrift
- Der Vizepräsident zeichnet einfache Korrespondenzen und Einladungen mit Einzelunterschrift.
- Der Vizepräsident zeichnet rechtsverbindliche Schriftstücke kollektiv zu zweien.

4.2 Repräsentationen
- Der Vizepräsident repräsentiert in Vertretung des Präsidenten oder in Delegation den Verein nach außen.

Sekretär

1. Funktion

Der Sekretär ist für die ordnungsgemäße Protokollierung der Vereinsaktivitäten und für die Aktenführung des Vereins verantwortlich. 

2. Stellvertretung
Der Sekretär wird bei Bedarf oder ad hoc von einem andern Vorstandsmitglied ohne Charge vertreten. 

3. Aufgaben und Pflichten
Verfassen des Protokolls von Mitgliederversammlungen und Versenden an die Vorstandsmitglieder
- Verfassen des Protokolls von Vorstandssitzungen und Versenden an die Vorstandsmitglieder
- Verfassen des Protokolls von besonderen Sitzung nach Vereinbarung mit dem Präsidenten oder dem Vizepräsidenten und Versenden an die zu berücksichtigenden Empfänger/innen
- Anlaufstelle für Informationen und Versenden von Unterlagen Verfassen und Verteilen von Medienpublikationen in Absprache mit dem Präsidenten oder dem Vizepräsidenten
- Erledigen, Klassieren und Aufbewahren von allgemeinen Vereinskorrespondenz nach Absprache mit dem Präsidenten oder Vizepräsidenten.


4. Kompetenzen und Rechte 
4.1 Unterschrift
- Der Sekretär zeichnet einfache Korrespondenzen und Einladungen mit Einzelunterschrift.
- Der Sekretär zeichnet rechtsverbindliche Schriftstücke kollektiv zu zweien.

4.2 Repräsentationen
- Der Sekretär repräsentiert in Vertretung des Präsidenten bzw. des Vizepräsidenten oder in Delegation den Verein nach außen.

Kassier

1. Funktion 

Der Kassier ist für die ordnungsgemäße Rechnungs- und Kassenführung sowie für den Zahlungsverkehr des Vereins verantwortlich. 

2. Stellvertretung 
Der Kassier wird bei Bedarf vom Präsidenten vertreten. 

3. Aufgaben und Pflichten
Erstellen des Budgets z.H. des Vorstandes
- Bearbeitung aller Zahlungsvorgänge
- Führung der Buchhaltung
- Erstellen des Jahresabschlusses mit Bilanz und Erfolgsrechnung per 31. Oktober jeden Jahres
- Erstellen der Jahresrechung z.H. der Mitgliederversammlung
- Vorbereitung der Revision
- Kontrolle des Budgets und Orientierung des Vorstandes, falls erhebliche Abweichungen eintreten.
- Erhebung von Mitgliederbeiträgen. Mahnung und Inkasso von ausstehenden Beiträgen und anderen Forderungen.
 

4. Kompetenzen und Rechte 
4.1 Unterschrift
- Der Kassier zeichnet einfache Korrespondenzen und Mahnungen mit Einzelunterschrift.
- Im Zahlungsverkehr hat der Kassier Einzelunterschriftsberechtigung bis zum Betrag von CHF 200.-
- Der Kassier zeichnet rechtsverbindliche Schriftstücke kollektiv zu zweien.


4.2 Repräsentationen
- Der Kassier vertritt den Verein in finanziellen Angelegenheiten gegenüber Dritten.
- Der Kassier repräsentiert in Vertretung des Präsidenten bzw. des Vizepräsidenten oder in Delegation den Verein nach außen.


Gruppenbezogene Funktionen

Definitionen
1. Fahrdienstleistende

Fahrdienstleistende sind Vereinsmitglieder, die gegen Entgelt gemäss Entschädigungsansätzen, Fahrdienste für Vereins-mitglieder leisten. Sie rechnen ihre Leistungen direkt mit den Fahrgästen ab und erstellen regelmässig zuhanden des Vorstandes einen Fahrdienstrapport. In diesem werden die geleisteten Einsätze und gefahrenen Kilometer ausgewiesen.

2. Vermittlungspool 
Im Vermittlungspool sind Vereinsmitglieder zusammengefasst, welche die Vermittlung zwischen Fahrgast und Fahrdienstleister sicherstellen. Der Vermittlungspool organisiert und strukturiert sich selbst.


3. Fahrgäste
Fahrgäste sind Vereinsmitglieder welche die Dienste der Fahrdienstleistenden in Anspruch nehmen möchten. Sie melden ihren Fahrbedarf telefonisch bei bei der Vermittlungsstelle, unter Berücksichtigung der vorgegebenen Vorlaufzeit von min. 48 h.
 

Termine
Der Vorstand legt die maßgebenden Termine fest. 

 

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